Τα δικτόγραφα λειτουργούν μετατρέποντας τα ηχητικά κύματα σε ηλεκτρικά σήματα. Το μικρόφωνο μετατρέπει τα ηχητικά κύματα σε ηλεκτρικό σήμα που στη συνέχεια ενισχύεται από τον ενισχυτή. Το ενισχυμένο σήμα μεταδίδεται στη συνέχεια σε ηχείο ή συσκευή εγγραφής. Το ηχείο μετατρέπει το ηλεκτρικό σήμα ξανά σε ηχητικά κύματα, ενώ η συσκευή εγγραφής αποθηκεύει το σήμα για μελλοντική αναπαραγωγή.
Τα δικτόγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ακούσετε συνομιλίες αυτοπροσώπως ή μέσω τηλεφώνου. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την εγγραφή συνομιλιών ή ήχων περιβάλλοντος για μεταγενέστερη ανάλυση. Τα δικτόγραφα συχνά κρύβονται σε καθημερινά αντικείμενα, όπως στυλό, ρολόγια ή βιβλία, για να αποφευχθεί η ανίχνευση.
Τα δικτόγραφα είναι ισχυρά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους σκοπούς. Ωστόσο, είναι σημαντικό να χρησιμοποιούνται δικτόγραφα νομικά και ηθικά. Τα δικτόγραφα θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο με τη συγκατάθεση όλων των εμπλεκομένων μερών και δεν πρέπει ποτέ να χρησιμοποιούνται για την παραβίαση της ιδιωτικής ζωής κάποιου.