Λάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας της . Αυτό μπορεί να βρεθεί στο διαδίκτυο μέσω διαφόρων πηγών, όπως δημόσια αρχεία, πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή μέσω αμοιβαίων συνδέσεων.
Αποφασίστε για το σκοπό και το περιεχόμενο του μηνύματός σας . Περιγράψτε ξεκάθαρα τον λόγο της αλληλογραφίας σας και βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι συνοπτικό, σχετικό και με σεβασμό.
Επιλέξτε ένα κατάλληλο κανάλι επικοινωνίας . Καθορίστε εάν θα γράψετε μια επιστολή ή θα στείλετε ένα email. Εάν επιλέξετε να στείλετε μια φυσική επιστολή, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή ταχυδρομική διεύθυνση. Εάν στέλνετε ένα email, χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email και γραμμή θέματος.
Απευθυνθείτε επίσημα στο μήνυμά σας . Ξεκινήστε την επιστολή ή το email με έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ Δρ. Επίσκοπο" ή "Αγαπητέ Επίσκοπε". Εάν δεν είστε βέβαιοι για τον τίτλο ή τον τιμητικό τίτλο της, είναι καλύτερο να κάνετε λάθος από την πλευρά της τυπικότητας και να χρησιμοποιήσετε τον υψηλότερο ακαδημαϊκό ή επαγγελματικό τίτλο που μπορείτε να βρείτε.
Δηλώστε τον σκοπό της επιστολής ή του email σας με σαφήνεια και περιεκτικότητα . Εξηγήστε γιατί της γράφετε και τι ελπίζετε να πετύχετε. Να είστε συγκεκριμένοι και επί της ουσίας, αποφεύγοντας περιττές λεπτομέρειες ή άσχετες πληροφορίες.
Διατηρήστε επαγγελματικό τόνο σε όλη την επιστολή ή το email . Αποφύγετε τη χρήση άτυπης γλώσσας, αργκό ή καθομιλουμένων. Να θυμάστε ότι αυτή είναι μια επίσημη αλληλογραφία και πρέπει να αντικατοπτρίζει τον σεβασμό σας για τον παραλήπτη.
Δοκιμάστε το μήνυμά σας προσεκτικά πριν το στείλετε . Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη στη γραμματική, την ορθογραφία ή τη στίξη. Συνιστάται να ζητήσετε από κάποιον άλλο να ελέγξει το μήνυμά σας για ακρίβεια και σαφήνεια πριν το στείλετε.
Συμπεριλάβετε τυχόν σχετικά περιβλήματα . Εάν συμπεριλαμβάνετε πρόσθετα έγγραφα ή συνημμένα, όπως βιογραφικό, χαρτοφυλάκιο ή ερευνητική πρόταση, δηλώστε με σαφήνεια τι είναι και γιατί τα συμπεριλαμβάνετε.
Να είστε ευγενικοί και να εκφράσετε ευγνωμοσύνη . Την ευχαριστήστε για τον χρόνο και την προσοχή της και εκφράστε την εκτίμησή σας για οποιαδήποτε βοήθεια ή πληροφορία μπορεί να προσφέρει.
Στείλτε την επιστολή ή το email χρησιμοποιώντας το επιλεγμένο κανάλι επικοινωνίας . Βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση email ή ταχυδρομική διεύθυνση πριν στείλετε το μήνυμά σας. Κρατήστε αρχείο της αλληλογραφίας για αναφορά σας, όπως ένα αντίγραφο του email ή ένα προσχέδιο της επιστολής.