1. Διοικητικά καθήκοντα:
- Διαχειριστείτε και διατηρείτε αρχεία, αρχεία και έγγραφα γραφείου.
- Χειριστείτε την αλληλογραφία, συμπεριλαμβανομένης της λήψης, ταξινόμησης και διανομής εισερχόμενων μηνυμάτων και προετοιμασίας εξερχόμενων μηνυμάτων και αναφορών.
- Παροχή διοικητικής υποστήριξης σε ανώτερα στελέχη και άλλα μέλη του προσωπικού.
- Βοηθήστε στην οργάνωση συναντήσεων, εργαστηρίων και εκπαιδευτικών συνεδριών.
2. Καθήκοντα γραφείου:
- Εισαγωγή και επεξεργασία δεδομένων σε συστήματα υπολογιστών, διασφαλίζοντας ακρίβεια και αποτελεσματικότητα.
- Προετοιμάστε παρουσιάσεις, αναφορές, υπολογιστικά φύλλα και άλλα έγγραφα χρησιμοποιώντας λογισμικό γραφείου.
- Χειριστείτε εργασίες εισαγωγής δεδομένων, επεξεργασίας δεδομένων και διαχείρισης δεδομένων.
- Διατήρηση και ενημέρωση βάσεων δεδομένων και αρχείων όπως απαιτείται.
3. Επικοινωνία και συντονισμός:
- Αλληλεπιδράστε με τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των αντισυμβαλλομένων, των εργοδοτών, των δικαιούχων και των κρατικών αξιωματούχων, για την παροχή πληροφοριών και την αντιμετώπιση ερωτημάτων.
- Απαντήστε σε τηλεφωνήματα, email και γραπτή αλληλογραφία έγκαιρα και επαγγελματικά.
- Διατήρηση αποτελεσματικής επικοινωνίας με άλλα τμήματα και υποκαταστήματα εντός του ESIC για τη διευκόλυνση του συντονισμού και της συνεργασίας.
4. Λειτουργίες Γενικής Υποστήριξης:
- Παρέχετε βοήθεια στη διαδικασία προμήθειας, όπως η λήψη προσφορών, η τοποθέτηση παραγγελιών και η παρακολούθηση των παραδόσεων.
- Διαχειριστείτε τα αποθέματα και τα είδη γραφείου, διασφαλίζοντας την ομαλή λειτουργία των καθημερινών λειτουργιών.
- Χειριστείτε βασικές λογιστικές εργασίες, όπως επεξεργασία πληρωμών και προετοιμασία τιμολογίων.
- Βοηθά στη διαχείριση διαφόρων προγραμμάτων και παροχών που παρέχει η ESIC.
5. Εξυπηρέτηση πελατών:
- Επίλυση ερωτημάτων και παραπόνων πελατών, παρέχοντας ακριβείς πληροφορίες και βοηθώντας τους στις συναλλαγές τους.
- Παρακολούθηση των αιτημάτων των πελατών και διασφάλιση έγκαιρης επίλυσης των θεμάτων.
- Διατήρηση εμπιστευτικότητας και προστασία ευαίσθητων πληροφοριών που σχετίζονται με τους εργαζόμενους και τους εργοδότες.
Συνολικά, το Multi Tasking Staff στο ESIC διαδραματίζει ζωτικό ρόλο στην υποστήριξη των καθημερινών λειτουργιών του οργανισμού μέσω της αποτελεσματικής διαχείρισης διοικητικών, γραφείων και γενικών εργασιών υποστήριξης. Η συμβολή τους διασφαλίζει την ομαλή επικοινωνία, τον συντονισμό και την εξυπηρέτηση των πελατών, υποστηρίζοντας έτσι την επίτευξη των στόχων και των στόχων της ESIC.