Βελτίωση της αποδοτικότητας και της παραγωγικότητας:
* Εξορλξίστε την πρόσβαση και την ανάκτηση: Το ERMS παρέχει εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα, μειώνοντας το χρόνο που αφιερώνεται στην αναζήτηση πληροφοριών.
* Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας: Οι εργασίες όπως η δρομολόγηση, οι εγκρίσεις και ο έλεγχος της έκδοσης μπορούν να αυτοματοποιηθούν, μειώνοντας τις χειροκίνητες διαδικασίες και τα σφάλματα.
* Μειώστε το κόστος αποθήκευσης: Τα ψηφιακά αρχεία καταλαμβάνουν λιγότερο φυσικό χώρο από τα έγγραφα χαρτιού, εξοικονομώντας το κόστος αποθήκευσης.
* Συνεργασία Boost: Το ERMS διευκολύνει τη συνεργασία επιτρέποντας σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση και να εργάζονται ταυτόχρονα σε έγγραφα.
Ενίσχυση της συμμόρφωσης και της ασφάλειας:
* πληρούν τις κανονιστικές απαιτήσεις: Τα ERMs μπορούν να σας βοηθήσουν να συμμορφωθείτε με τους νομικούς και τους κανονισμούς της βιομηχανίας σχετικά με τη διατήρηση, την προσβασιμότητα και την ασφάλεια.
* Ενίσχυση της ασφάλειας: Τα ERMS περιλαμβάνουν συχνά ισχυρά χαρακτηριστικά ασφαλείας, όπως κρυπτογράφηση, έλεγχο πρόσβασης και διαδρομές ελέγχου, για την προστασία ευαίσθητων πληροφοριών.
* Βελτίωση της αποκατάστασης καταστροφών: Τα ψηφιακά αρχεία μπορούν εύκολα να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας και να αποκατασταθούν σε περίπτωση καταστροφών, μειώνοντας το χρόνο διακοπής και την απώλεια δεδομένων.
Αύξηση της οργανωτικής διαφάνειας και λογοδοσίας:
* Καθιέρωση σαφούς ιδιοκτησίας και ευθύνης: Οι ERMS βοηθούν στον καθορισμό σαφούς ιδιοκτησίας και ευθύνης για τα αρχεία, μειώνοντας τη σύγχυση και την επικάλυψη.
* Αλλαγές και εκδόσεις εγγράφων παρακολούθησης: Το ERMS καταγράφει αυτόματα τις αλλαγές στα έγγραφα, παρέχοντας ένα σαφές μονοπάτι ελέγχου και βελτιώνοντας τη λογοδοσία.
* Foster Transparency: Το ERMS παρέχει μια κεντρική τοποθεσία για όλες τις εγγραφές, αυξάνοντας τη διαφάνεια του οργανισμού.
Άλλα οφέλη:
* Βελτιωμένη λήψη αποφάσεων: Η εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες επιτρέπει την ταχύτερη και πιο ενημερωμένη λήψη αποφάσεων.
* Μειωμένος κίνδυνος διαφοράς: Ένα καλά δομημένο ERMS σάς βοηθά να συμμορφώνεστε με τις νομικές απαιτήσεις και να μειώσετε τον κίνδυνο νομικών προκλήσεων.
* Ενισχυμένη διαχείριση γνώσης: Τα ERMs μπορούν να διευκολύνουν την ανταλλαγή γνώσεων και τη συντήρηση στον οργανισμό.
Στην ουσία, ένα καλά σχεδιασμένο ERMS εξουσιοδοτεί τους οργανισμούς να διαχειρίζονται αποτελεσματικά τις πληροφορίες, να ενισχύσουν την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα και να ενθαρρύνουν τη συμμόρφωση και την ασφάλεια, οδηγώντας τελικά σε καλύτερη λήψη αποφάσεων και βελτιωμένες συνολικές επιδόσεις.