Μια δεσμευμένη αναφορά είναι μια αναφορά που συνδέεται με μια πηγή δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων ή ένα υπολογιστικό φύλλο. Η πηγή δεδομένων παρέχει τα δεδομένα που εμφανίζονται στην αναφορά. Όταν αλλάζουν τα δεδομένα στην προέλευση δεδομένων, η αναφορά ενημερώνεται αυτόματα για να αντικατοπτρίζει τις αλλαγές.
Οι δεσμευμένες αναφορές χρησιμοποιούνται συχνά για επαγγελματικούς σκοπούς, όπως η παρακολούθηση πωλήσεων ή αποθέματος. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για προσωπικούς σκοπούς, όπως η παρακολούθηση δαπανών.
Για να δημιουργήσετε μια δεσμευμένη αναφορά, πρέπει:
1. Δημιουργήστε μια πηγή δεδομένων. Αυτό μπορεί να γίνει με τη δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων ή υπολογιστικού φύλλου ή με την εισαγωγή δεδομένων από μια υπάρχουσα πηγή.
2. Δημιουργήστε ένα πρότυπο αναφοράς. Αυτή είναι η διάταξη της αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των πεδίων που θα εμφανιστούν.
3. Συνδέστε την αναφορά στην πηγή δεδομένων. Αυτό συνδέει την αναφορά με τα δεδομένα, έτσι ώστε η αναφορά να ενημερώνεται αυτόματα όταν αλλάζουν τα δεδομένα.
Αφού δημιουργήσετε μια δεσμευμένη αναφορά, μπορείτε να την προβάλετε με διάφορους τρόπους. Μπορείτε να το εκτυπώσετε, να το εξαγάγετε σε διαφορετική μορφή ή να το αποθηκεύσετε για αργότερα.
Πλεονεκτήματα των δεσμευμένων αναφορών
Οι δεσμευμένες αναφορές προσφέρουν ορισμένα πλεονεκτήματα σε σχέση με τις μη δεσμευμένες αναφορές, οι οποίες δεν συνδέονται με μια πηγή δεδομένων. Αυτά τα οφέλη περιλαμβάνουν:
* Αυτόματες ενημερώσεις: Οι δεσμευμένες αναφορές ενημερώνονται αυτόματα όταν αλλάζουν τα δεδομένα στην πηγή δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε πάντα να είστε σίγουροι ότι εξετάζετε τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες.
* Ευελιξία: Οι δεσμευμένες αναφορές μπορούν εύκολα να τροποποιηθούν για να αλλάξουν τη διάταξη ή τα δεδομένα που εμφανίζονται. Αυτό τα καθιστά ένα ευέλικτο εργαλείο για διάφορους σκοπούς.
* Ασφάλεια: Οι δεσμευμένες αναφορές μπορούν να ασφαλιστούν έτσι ώστε να μπορούν να τις δουν μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες. Αυτό βοηθά στην προστασία ευαίσθητων δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Συμπέρασμα
Οι δεσμευμένες αναφορές είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την εμφάνιση και τη διαχείριση δεδομένων. Δημιουργούνται εύκολα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους σκοπούς. Εάν πρέπει να δημιουργήσετε μια αναφορά που να συνδέεται με μια πηγή δεδομένων, μια δεσμευμένη αναφορά είναι η καλύτερη επιλογή.