Η διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων (ERM) προσφέρει ένα ευρύ φάσμα πλεονεκτημάτων στους οργανισμούς, όπως:
1. Βελτιωμένη απόδοση και παραγωγικότητα: Τα συστήματα ERM αυτοματοποιούν πολλές από τις εργασίες που σχετίζονται με τη διαχείριση αρχείων, όπως η αρχειοθέτηση, η ευρετηρίαση και η αναζήτηση, τα οποία μπορούν να απελευθερώσουν τους υπαλλήλους να επικεντρωθούν σε άλλες πιο σημαντικές εργασίες. Επιπλέον, τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να εξορθολογίσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες μειώνοντας την ανάγκη για εγγραφές που βασίζονται σε χαρτί.
2. Βελτιωμένη ασφάλεια: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν στην προστασία ευαίσθητων πληροφοριών από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση, τροποποίηση ή καταστροφή. Αυτό είναι σημαντικό για οργανισμούς που υπόκεινται σε κανονισμούς περί απορρήτου δεδομένων ή που θέλουν απλώς να προστατεύσουν τις εμπιστευτικές τους πληροφορίες.
3. Μειωμένο κόστος: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να μειώσουν το κόστος τους που σχετίζεται με τη διαχείριση αρχείων, όπως το κόστος αποθήκευσης, το κόστος χαρτιού και το κόστος εργασίας. Επιπλέον, τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να αποφύγουν το κόστος που σχετίζεται με χαμένα ή κατεστραμμένα αρχεία.
4. Βελτιωμένη συμμόρφωση: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να συμμορφωθούν με τους κανονισμούς και τα πρότυπα του κλάδου που απαιτούν τη σωστή διαχείριση των αρχείων. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να αποφύγουν πρόστιμα και κυρώσεις και να τους προστατεύσει από νομική ευθύνη.
5. Αυξημένη διαφάνεια και υπευθυνότητα: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της διαφάνειας και της λογοδοσίας εντός των οργανισμών παρέχοντας ένα σαφές αρχείο σχετικά με το ποιος είχε πρόσβαση, τροποποιήσει ή διέγραψε αρχεία. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην πρόληψη της απάτης και μπορεί να διευκολύνει τη διερεύνηση περιστατικών ασφαλείας.
6. Βελτιωμένη λήψη αποφάσεων: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις παρέχοντάς τους εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να εντοπίσουν τάσεις, να εντοπίσουν προβλήματα και να λάβουν πιο ενημερωμένες αποφάσεις.
7. Βελτιωμένη εξυπηρέτηση πελατών: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να παρέχουν καλύτερη εξυπηρέτηση πελατών διευκολύνοντάς τους να βρίσκουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να βοηθήσουν τους πελάτες. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση του χρόνου αναμονής των πελατών και στη βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών.
8. Βελτιωμένη συνεργασία: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να βελτιώσουν τη συνεργασία διευκολύνοντας τους υπαλλήλους να μοιράζονται πληροφορίες. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να καταρρίψουν τα σιλό και να βελτιώσουν την ομαδική εργασία.
9. Αυξημένη καινοτομία: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να προωθήσουν την καινοτομία παρέχοντας στους υπαλλήλους τις πληροφορίες που χρειάζονται για να βρουν νέες ιδέες. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να παραμείνουν μπροστά από τον ανταγωνισμό και να αναπτύξουν την επιχείρησή τους.
10. Βελτιωμένη βιωσιμότητα: Τα συστήματα ERM μπορούν να βοηθήσουν τους οργανισμούς να μειώσουν τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις τους μειώνοντας την ανάγκη για χαρτί και άλλα υλικά. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να διατηρήσουν τους φυσικούς πόρους και να μειώσουν το αποτύπωμά τους άνθρακα.